Vol. 148, no 12 — Le 4 juin 2014

Enregistrement

DORS/2014-117 Le 16 mai 2014

LOI SUR LE MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DU DÉVELOPPEMENT SOCIAL

Règlement sur les documents et informations électroniques

C.P. 2014-572 Le 15 mai 2014

Sur recommandation du ministre de l’Emploi et du Développement social et en vertu des articles 70.1 (voir référence a), 71 (voir référence b), 72 (voir référence c) et 73 (voir référence d) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (voir référence e), Son Excellence le Gouverneur général en conseil prend le Règlement sur les documents et informations électroniques, ci-après.

RÈGLEMENT SUR LES DOCUMENTS ET INFORMATIONS ÉLECTRONIQUES

DÉFINITIONS

Définitions

1. (1) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

« conversion »
“conversion”

« conversion » Processus par lequel un document ou une information passe d’un support à un autre ou d’un format à un autre. Est assimilée à la conversion la migration.

« destinataire »
“recipient”

« destinataire » Personne ou entité à laquelle tout document ou information électronique est envoyé par le ministre ou la Commission.

« électronique »
“electronic”

« électronique » Se dit de ce qui est créé, enregistré, transmis ou mis en mémoire sous toute forme immatérielle, notamment numérique, par tout moyen technologique — électronique, numérique, magnétique, optique, biométrique ou autre — ou par une combinaison de ces moyens offrant des capacités de création, d’enregistrement, de transmission ou de mise en mémoire semblables.

« migration »
“migration”

« migration » Processus de transfert de tout document ou information électronique d’un environnement matériel ou logiciel ou d’un support d’enregistrement à un autre environnement matériel ou logiciel ou support d’enregistrement, n’entraînant qu’une modification minimale, voire aucune modification de la structure, et aucune modification du contenu et du contexte.

« signature électronique »
“electronic signature”

« signature électronique » S’entend, selon le cas :

Précision

(2) Pour l’application du présent règlement, toute mention du ministre vaut mention du ministre du Travail pour ce qui est des programmes, des lois, des politiques ou des activités dont la mise en œuvre ou l’exécution relèvent de celui-ci.

ENVOI ET RÉCEPTION DE DOCUMENTS OU INFORMATIONS ÉLECTRONIQUES

Présomption — envoi par le ministre ou la Commission

2. Tout document ou information électronique envoyé par le ministre ou par la Commission est réputé avoir été envoyé :

Présomption — réception par le destinataire

3. (1) Sous réserve du paragraphe (2), tout document ou information électronique est réputé avoir été reçu par le destinataire, si celui-ci a désigné ou utilise un système électronique destiné à recevoir des documents ou de l’information électroniques du genre de ceux envoyés, à la date et à l’heure où le document ou l’information entre dans ce système et peut être récupéré et traité.

Présomption non applicable

(2) Tout document ou information électronique est réputé récupérable et traitable par le destinataire sauf si celui-ci informe, dans un délai raisonnable, le ministre ou la Commission que le document ou l’information n’a pu être récupéré ou traité.

Présomption — réception par le ministre ou la Commission

4. (1) Tout document ou information électronique est réputé avoir été reçu par le ministre ou la Commission à la date et à l’heure indiquées par le système électronique désigné par le ministre ou la Commission pour les recevoir.

Présomption non applicable

(2) Si le document ou l’information électronique n’est pas récupérable ou traitable par le ministre ou la Commission, il peut être réputé ne pas avoir été reçu par le ministre ou par la Commission.

Envoi de plusieurs documents

5. Les documents ou informations électroniques faisant partie d’un même envoi au ministre ou à la Commission sont réputés avoir été tous reçus à la date et à l’heure visées au paragraphe 4(1).

Preuve

6. La date et l’heure de l’envoi ou de la réception de tout document ou information électronique peuvent être établies par l’un des documents ou informations ci-après, pour autant qu’il indique ces date et heure :

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Autres exigences liées à la signature électronique

7. En plus des conditions prévues au paragraphe 72(4) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, la signature électronique satisfait aux exigences suivantes :

Signatures électroniques — norme de fiabilité

8. La norme de fiabilité applicable à toute signature électronique est établie en fonction, notamment, de ce qui suit :

CONVERSION, CONSERVATION, MODIFICATION ET DESTRUCTION DES DOCUMENTS OU DES INFORMATIONS

Conversion d’un document ou d’une information

9. (1) Tout document ou toute information et les métadonnées qui s’y rattachent peuvent être convertis.

Valeur juridique

(2) La conversion est effectuée, quelle que soit la technologie utilisée, de façon à ne pas compromettre la valeur juridique du document, de l’information et des métadonnées qui s’y rattachent.

Documentation de la conversion

(3) Afin de pouvoir démontrer que le contenu du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent est identique à celui du document ou de l’information source et des métadonnées qui s’y rattachent, et que son intégrité n’a pas été compromise, le ministre ou la Commission :

Incontestabilité

(4) Si le document ou l’information source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée pour contester l’admissibilité d’un document ou d’une information converti et consigné conformément au présent article en se fondant uniquement sur le fait que le document ou l’information n’est pas dans son format d’origine.

Conservation sous forme électronique

10. Tout document ou information créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission qui doit être conservé peut l’être sous forme électronique si :

Détails — heure de l’envoi ou de la réception

11. Si des détails sont générés relativement à la date et à l’heure de l’envoi ou de la réception par le ministre ou la Commission d’un document ou d’une information électroniques, le ministre ou la Commission les conserve.

Norme de fiabilité

12. La norme de fiabilité applicable à tout document ou information électronique est établie en fonction de la fin pour laquelle le document ou l’information a été créé, envoyé ou reçu par le ministre ou par la Commission.

Préservation de l’intégrité

13. (1) L’intégrité de tout document ou information électronique est préservée à partir de la date à laquelle le document ou l’information a été créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission et jusqu’à celle à laquelle se termine la période de conservation prévue pour ce document ou cette information.

Évaluation en fonction des mesures de sécurité

(2) Elle est évaluée en fonction des mesures de sécurité appliquées :

Critères additionnels

(3) Elle est préservée s’il est possible de confirmer que le document ou l’information et les métadonnées qui s’y rattachent n’ont subi aucune modification, à l’exception de celles effectuées au titre du paragraphe 14(2), et ce, même s’il a été fragmenté, compressé ou mis en mémoire pour une durée limitée afin d’améliorer l’efficience de sa transmission.

Utilisation et validité

(4) Tout document ou information électronique dont l’intégrité a été préservée :

Interdiction de modifier

14. (1) Sous réserve du paragraphe (2), il est interdit de modifier tout document ou information électronique créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission et les métadonnées qui s’y rattachent.

Exception

(2) Un document ou une information électroniques et les métadonnées qui s’y rattachent peuvent être modifiés par une personne autorisée par le ministre ou la Commission si les détails de chaque modification, y compris la date et l’heure de la modification et le nom de la personne qui l’a effectuée, sont consignés dans un dossier non modifiable.

Fin de la période de conservation — destruction

15. Sous réserve de l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le document ou l’information électroniques peut être détruit à la fin de sa période de conservation si les détails de la destruction sont consignés sur une liste de contrôle ou un document semblable qui contient, notamment, ce qui suit :

ENTRÉE EN VIGUEUR

Enregistrement

16. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Enjeux

Compte tenu du nombre croissant de Canadiens qui s’attendent à interagir électroniquement avec le gouvernement, des pressions administratives liées au vieillissement de la population et de la nécessité de moderniser les services et d’en accroître l’efficience afin de limiter les coûts, le ministère de l’Emploi et du Développement social (le Ministère) s’emploie à remplacer la technologie désuète et à accroître l’utilisation des services électroniques.

Bien que la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (la LMEDS) confère le pouvoir de faire des affaires par voie électronique, il n’existe aucun règlement qui établit les paramètres dans le cadre desquels les services électroniques peuvent être fournis et élargis.

Contexte

La LMEDS a été modifiée en 2012 pour conférer au ministre de l’Emploi et du Développement social le pouvoir de faire des affaires par voie électronique dans le cadre du Régime de pensions du Canada, de la Loi sur la sécurité de la vieillesse et de la Loi sur l’assurance-emploi (la LAE), en plus des secteurs de programmes appuyés au moyen de subventions et de contributions en vertu de l’article 7 de la LMEDS. La LMEDS donne également à la Commission de l’assurance-emploi du Canada (la Commission) le pouvoir de faire des affaires par voie électronique dans le cadre de la LAE.

La LMEDS a subséquemment été modifiée lorsque la Loi no 2 sur le plan d’action économique de 2013 a reçu la sanction royale le 12 décembre 2013, ce qui donne au ministre de l’Emploi et du Développement social le pouvoir de faire des affaires par voie électronique dans le cadre du Programme canadien de prêts aux étudiants et du Programme des travailleurs étrangers temporaires. La LMEDS confère également au ministre du Travail le pouvoir de faire des affaires par voie électronique dans le cadre des programmes instaurés en vertu du Code canadien du travail.

Objectif

Le Règlement sur les documents et informations électroniques (le Règlement) a comme objectif d’aider à la mise en place d’un plus grand nombre de services électroniques d’une manière uniforme, efficiente et sécuritaire.

Description

Le Règlement établit les paramètres pour chacune des trois parties du Règlement : « Envoi et réception de documents ou informations électroniques », « Signature électronique » et « Conversion, conservation, modification et destruction des documents ou des informations ».

Envoi et réception de documents ou informations électroniques

Le Règlement précise à quel moment un document ou une information électroniques sont réputés avoir été envoyés ou reçus. Il établit également les critères régissant ce qui peut servir de preuve de la date et de l’heure d’envoi ou de réception, par exemple un bordereau de transmission ou un accusé de réception. Une preuve de la date et de l’heure d’envoi ou de réception d’un document ou d’une information électroniques est nécessaire en particulier lorsqu’il y a des contraintes de temps, par exemple lorsqu’une personne présente une demande de pension ou de prestations.

Lorsque le destinataire et les ministres (ministre de l’Emploi et du Développement social et ministre du Travail) ou la Commission utilisent le même système électronique pour communiquer, par exemple le système « Mon dossier Service Canada » du Ministère, le Règlement précise que les documents ou l’information électroniques sont réputés avoir été envoyés au destinataire à la date et à l’heure à compter desquelles ils peuvent être récupérés et traités. Lorsque différents systèmes électroniques sont utilisés, les ministres ou la Commission considèrent le document ou l’information électroniques comme ayant été envoyés au destinataire lorsqu’ils entrent dans un système électronique qui est hors du contrôle des ministres ou de la Commission. Dans les deux cas, à moins que les ministres ou la Commission ne reçoivent un avis contraire du destinataire, dans un délai raisonnable, le Règlement précise que la date et l’heure d’envoi sont indiquées par le système désigné par les ministres ou la Commission.

Lorsque les ministres ou la Commission reçoivent des documents ou des informations électroniques dans la même transmission, le Règlement précise que les documents ou les informations électroniques sont réputés avoir été reçus en même temps par les ministres ou la Commission à la date et à l’heure indiquées par le système désigné par les ministres ou la Commission. Si les ministres ou la Commission ne peuvent pas récupérer ou traiter les documents ou les informations électroniques, le Règlement précise que ces documents ou ces informations peuvent être réputés ne pas avoir été reçus.

Signature électronique

Selon le cas, le Règlement définit une signature électronique comme une combinaison de lettres, de caractères, de chiffres ou d’autres symboles en format numérique incorporés dans un document ou de l’information électroniques, ou joints ou associés à un document ou à de l’information électroniques, comme une signature électronique sécurisée au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ou comme une signature résultant de l’application de toute technologie ou de tout procédé qui, selon les conclusions des ministres ou de la Commission, procure le même niveau de sécurité qu’une signature électronique sécurisée.

Le Règlement exige que la signature électronique soit associée de manière fiable à l’identité de la personne qui a « signé » le document électronique au moyen de la signature électronique aux fins desquelles il est requis. Le Règlement exige également que la signature électronique indique de manière fiable les intentions de la personne à l’égard du document ou de l’information électroniques, par exemple, si elle présente une demande de prestations ou si elle confirme de l’information. La fiabilité est établie, par exemple, si les ministres ou la Commission sont en mesure de vérifier si une modification a été apportée à la signature électronique ou au document électronique après qu’il a été « signé ».

Conversion, conservation, modification et destruction des documents ou des informations

Le Règlement établit les critères relatifs à la conversion, à la conservation, à la modification et à la destruction de documents ou d’informations.

En ce qui touche la conversion d’un document électronique ou non électronique, par exemple la conversion d’un document papier en une image électronique, le Règlement établit divers critères, notamment celui consistant à veiller à ce que le document converti ne perde pas sa valeur juridique. Pour fournir cette assurance, le Règlement fixe des exigences telles que la consignation des détails de la conversion et du contrôle de la qualité qui y est associé.

Le Règlement établit les critères pour la conservation d’un document ou d’une information en format électronique lors de la création, de l’envoi ou de la réception du document ou de l’information. Si, par exemple, un document non électronique était converti et conservé, il faut le conserver dans un format électronique qui ne modifie pas son contenu. Ou, si le document était créé en format électronique, le Règlement précise qu’il doit être conservé dans le même format électronique ou dans un format qui reflète fidèlement la teneur du document source. Le Règlement exige également que les documents ou les informations conservés en format électronique soient lisibles, que l’information relative à la date et à l’heure d’envoi ou de réception soit conservée et que la norme de fiabilité et l’intégrité du document ou de l’information soient maintenues. Pour maintenir l’intégrité du document ou de l’information, il faudrait être en mesure de vérifier que le document ou l’information n’a pas fait l’objet de modifications, à l’exception de celles qui peuvent être autorisées par les ministres ou la Commission.

Sous réserve de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, lorsqu’un document ou une information électroniques atteignent la fin de leur période de conservation, le Règlement précise que le document ou l’information électroniques peuvent être détruits dans la mesure où les détails de la destruction sont consignés.

Règle du « un pour un »

La règle du « un pour un » ne s’applique pas au règlement proposé, car il n’y a aucun changement aux coûts administratifs imposés aux entreprises.

Lentille des petites entreprises

La lentille des petites entreprises ne s’applique pas au règlement proposé, puisqu’aucun coût n’est imposé aux petites entreprises.

Consultation

Les modifications à la LMEDS ont été annoncées dans le budget de 2012, où il a également été fait mention des services électroniques. Les modifications ont été incluses dans la Loi sur l’emploi, la croissance et la prospérité durable et ont fait l’objet de discussions au sein du Comité permanent de la Chambre des communes sur les finances et du Comité sénatorial permanent des finances nationales.

Bien que les secteurs de programmes travaillent à la conception de différents services électroniques avec des intervenants ciblés, tels que des employeurs et des organismes à but non lucratif, les intervenants et le grand public n’ont pas été directement consultés au sujet du Règlement avant la publication préalable. Le Règlement a fait l’objet d’une publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada le 14 décembre 2013 pour une période de 30 jours. Des commentaires ont été reçus concernant la façon dont les individus seraient avisés si l’un ou l’autre des ministres ou la Commission considérait qu’un document n’a pas été reçu. Des politiques et des procédures liées aux programmes seront élaborées en fonction des politiques et des procédures actuelles concernant les communications avec les clients faites sur papier ou par voie électronique. Elles prévoiront que, lorsqu’il est possible de vérifier l’identité de l’expéditeur, le Ministère déploiera des efforts raisonnables pour aviser l’individu. Le Règlement a été rédigé de manière à tenir compte des présomptions actuelles qui s’appliquent à la livraison du courrier, c’est-à-dire qu’un document qui est envoyé sera reçu.

Aucun changement au Règlement n’était requis par suite des commentaires.

Justification

À la suite de l’octroi de la sanction royale à la Loi no 2 sur le plan d’action économique de 2013 le 12 décembre 2013, la portée du Règlement a été élargie. Le Règlement s’applique désormais aussi à deux autres programmes gérés par le ministère de l’Emploi et du Développement social, soit le Programme canadien de prêts aux étudiants et le Programme des travailleurs étrangers temporaires, de même qu’à tous les programmes prévus par le Code canadien du travail du Programme du travail. Cela signifie que les intervenants qui veulent accéder à ces programmes par voie électronique pourront le faire une fois que les programmes seront en mesure d’offrir les services électroniques prévus dans le cadre du Règlement. Le présent résumé de l’étude d’impact de la réglementation a été mis à jour depuis la publication préalable pour refléter les changements apportés à la Loi no 2 sur le plan d’action économique de 2013.

Bien que la LMEDS confère le pouvoir de faire des affaires par voie électronique, il n’existe aucun règlement qui établit les paramètres dans le cadre desquels les services électroniques peuvent être fournis et élargis. Le Règlement crée un cadre qui permettra aux secteurs de programmes d’élargir l’accès aux services électroniques d’une manière uniforme, efficiente et sécuritaire et constitue, en ce sens, une des étapes initiales de la démarche globale de transformation et de modernisation du Ministère. Ainsi, les clients et les intervenants bénéficieront d’une expérience semblable en ce qui concerne l’usage de services électroniques, peu importe le programme qu’ils utilisent.

Pour qu’il y ait une application étendue à l’échelle de l’ensemble des secteurs de programmes du Ministère, le Règlement est neutre à l’égard des programmes et de la technologie, ce qui permettra de réduire au minimum la nécessité de modifications réglementaires ultérieures et de faire en sorte que les secteurs de programmes puissent adopter les plus récentes technologies.

Le Règlement est fondé sur des principes et n’est pas normatif, ce qui fournit aux secteurs de programmes la marge de manœuvre nécessaire pour adapter leurs exigences de système et leurs politiques et procédures opérationnelles aux besoins du programme et des clients. Par exemple, le Règlement ne définit pas certaines notions telles qu’un « délai raisonnable » en ce qui a trait au délai dont dispose un destinataire pour aviser les ministres ou la Commission que des documents ou des informations électroniques ne peuvent être récupérés ou traités. Ainsi, les ministres ou la Commission bénéficieront de la même marge de manœuvre pour définir ce qui est « raisonnable » par rapport aux politiques et aux procédures opérationnelles qu’à l’égard des documents ou des informations sur support papier. La nature générique du Règlement permet également aux secteurs de programmes d’adopter la technologie la plus récente et la plus appropriée correspondant à leurs besoins et d’utiliser une norme de fiabilité pour les signatures électroniques qui convient aux fins auxquelles la signature électronique est utilisée.

Lorsque les secteurs de programmes élargiront l’accès aux services électroniques ou créeront de nouveaux services électroniques soutenus par le Règlement, le Ministère sera davantage en mesure de répondre aux attentes des clients en matière de services modernes, qui génèrent des gains d’efficience sur le plan administratif et qui aident à limiter les coûts en améliorant les processus opérationnels et en diminuant la dépendance à l’égard du traitement et de l’entreposage de papier.

Mise en œuvre, application et normes de service

Les moyens traditionnels d’entrer en contact avec le Ministère, à savoir par téléphone, par la poste et en visitant un Centre Service Canada en personne, demeureront à la disposition des personnes, qui souhaitent accéder à des programmes et à des services.

Des politiques et des procédures opérationnelles devront être élaborées à l’appui de la prestation de services électroniques prévus dans le Règlement. Ces politiques et procédures préciseront, par exemple, les systèmes que les clients ainsi que les ministres ou la Commission pourront utiliser en toute sécurité pour envoyer et recevoir des documents et informations électroniques. Ces politiques et lignes directrices seront actualisées au rythme des changements technologiques. Lorsque les secteurs de programmes offriront des services électroniques additionnels, ils seront assujettis aux exigences ministérielles en matière de mesure de rendement, d’évaluation et de production de rapports.

Avant de procéder à la mise en œuvre de services électroniques supplémentaires, les secteurs de programmes devront peut-être procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de garantir la protection des renseignements personnels. Les EFVP servent à déterminer et à atténuer les risques potentiels relatifs à la vie privée en aidant à éliminer ces risques ou à les réduire à un niveau acceptable.

Personne-ressource

Bev Davis
Directrice
Équipe de projet sur les services électroniques
Direction générale des services de traitement et de paiement
Service Canada
355, chemin North River
Place Vanier, tour B
Ottawa (Ontario)
K1A 0L1
Téléphone : 613-941-5935
Télécopieur : 613-948-5400
Courriel : bev.davis@servicecanada.gc.ca